S-Files IMMO
Mietvertrag, Protokoll oder Wohnungsübergabeprotokoll zu jedem beliebigen Objekt
S-Files IMMO organisiert das Archiv rund um die Liegenschaft und das Objekt. Ihre Bewirtschafter finden das richtige Dokument im Büro wie vor Ort.
Der Alltag vor S-Files
Was wir am häufigsten hören
Diese Situationen treffen wir in fast allen Organisationen an, die wir kennenlernen.
Das Wohnungsübergabeprotokoll beim Auszug, das nie ins Dossier gelangt
Das Protokoll wird vor Ort unterschrieben, die Fotos bleiben auf dem Smartphone des Bewirtschafters. Drei Wochen später muss ein Abzug von der Mietkaution begründet werden.
Im Frühling stehen die Nebenkostenabrechnungen an
Für jede Liegenschaft müssen die Rechnungen für Heizung, Hauswartung und Unterhalt zusammengetragen werden. Sie verteilen sich auf Ordner, Server und das Postfach eines Kollegen in den Ferien.
Der Versammlungsbeschluss, den niemand mehr findet
Ein Stockwerkeigentümer fragt, was vor vier Jahren zur Dachsanierung beschlossen wurde. Dafür müssen die Protokolle mehrerer Geschäftsjahre geöffnet werden.
Der Mietvertrag, den es in fünf Versionen gibt
Zwischen dem ursprünglichen Vertrag, dem Nachtrag zur Indexierung und der Untermietvereinbarung wagt niemand zu sagen, welche Fassung gilt.
S-Files IMMO
Was sich nach der Einführung ändert
Das ganze Objekt auf einem Bildschirm
Mietvertrag, Nachträge, Wohnungsübergabeprotokolle, Schadenfälle und Wartungsverträge sind der Wohnung und der Liegenschaft zugeordnet. Wer ein Portfolio übernimmt, gibt vom ersten Tag an Auskunft.
Vor Ort, ohne Umweg über das Büro
Während einer Besichtigung öffnet der Bewirtschafter das Wohnungsübergabeprotokoll vom Einzug auf seinem Smartphone, fotografiert einen Schaden und legt das Foto beim richtigen Objekt ab.
Eigentümer bedient, ohne E-Mail
Das Hubshare-Portal gibt den Eigentümern Zugang zu ihren Abrechnungen und Unterlagen, im Erscheinungsbild der Liegenschaftsverwaltung.
Nebenkostenabrechnungen, laufend vorbereitet
Unterhaltsrechnungen treffen bereits ihrer Liegenschaft zugeordnet ein. Die Abrechnungssaison ist keine Jagd nach Belegen mehr.
Nur eine Version des Mietvertrags ist massgebend
Der Versionsverlauf beseitigt Duplikate. Der gültige Vertrag und seine Nachträge lassen sich der Reihe nach lesen.
Die Dokumente, die S-Files IMMO verwaltet:
- Mietverträge und Nachträge
- Wohnungsübergabeprotokolle
- Protokolle Stockwerkeigentum
- Nebenkostenabrechnungen
- Wartungsverträge
- Schadendossiers
- Pläne und Reglemente
- Mieterkorrespondenz
Im Alltag
Was sich im Arbeitstag ändert
- Ein Mieter ruft an, Sie öffnen seinen Mietvertrag noch während des Gesprächs.
- Der Bewirtschafter dokumentiert einen Schaden vor Ort, samt Foto.
- Ein Stockwerkeigentümer findet den vor vier Jahren gefassten Beschluss wieder.
- Unterhaltsrechnungen treffen bereits ihrer Liegenschaft zugeordnet ein.
- Ein Eigentümer sieht seine Abrechnungen im Portal ein, ohne Ihnen zu schreiben.
Das Ablageprinzip
Ein Archiv, aufgebaut rund um die Liegenschaften und Objekte
Liegenschaft und Objekt sind die Einheiten der Ablage. Ein und dasselbe Dokument kann eine Wohnung, ihre Liegenschaft und ihren Eigentümer betreffen: Es erscheint in allen drei Ansichten, ohne kopiert zu werden.
Was zur Basis hinzukommt
Häufig gewählte Module im Bereich Immobilien
S-Files auf M-Files
Die DMS-Basis M-Files, für jede Branche vorkonfiguriert. Ihre Dokumente werden danach beschrieben, was sie sind, nicht danach, wo sie abgelegt sind.
- Ablage nach Metadaten statt in Ordnerstrukturen
- Native Integration in Microsoft 365 und Google Workspace
- Zugriffsrechte, Versionen und Änderungsprotokoll
S-Files DEMAT
Die Digitalisierung eingehender Dokumente, vom Scannen bis zur Verbuchung, mit automatischem Auslesen der Inhalte.
- Texterkennung (OCR) für gescannte Dokumente
- KI-gestütztes Auslesen von Beträgen und Referenzen
- Freigabeprozesse mit Aufgaben, Fristen und Status
Hubshare-Portal
Ein sicherer Bereich für den Austausch mit Ihren Kunden und externen Partnern, im Erscheinungsbild Ihres Unternehmens.
- Ihre Kunden laden ihre Unterlagen ohne E-Mail hoch und sehen sie ein
- Die Berechtigungen entsprechen denen in M-Files
- Revisionssichere Archivierung und qualifizierte Signatur mit Swisscom Trust Services
Häufige Fragen
Was man uns im Bereich Immobilien fragt
Unsere Bewirtschafter arbeiten mit dem Tablet. Lässt sich die Lösung vor Ort nutzen?
Ja. M-Files läuft auf Smartphone und Tablet, mit derselben Suche wie im Büro. Ein vor Ort fotografiertes Dokument wird sofort beim richtigen Objekt abgelegt.
Können wir den Eigentümern einen Zugang einrichten?
Dafür ist das Hubshare-Portal da. Jeder Eigentümer sieht nur seine eigenen Objekte, und der Bereich ist im Erscheinungsbild Ihrer Liegenschaftsverwaltung gestaltet.
Und unsere bestehende Bewirtschaftungssoftware?
Sie bleibt bestehen. M-Files wird mit ihr verbunden, damit die Objektdaten und die zugehörigen Dokumente eine Einheit bilden. Wir prüfen die Schnittstelle, bevor wir uns verpflichten.
Kontakt aufnehmen
Sprechen wir über Ihr Portfolio
Sagen Sie uns, wie viele Objekte Sie verwalten und wie Ihre Dokumente heute zirkulieren. Wir rufen Sie zurück, um darüber zu sprechen.