S-Files ARCHI
Das Projekt, seine Submissionen und Verträge in einem einzigen Dossier
S-Files ARCHI organisiert das Archiv rund um das Projekt. Jede Phase bringt ihre Unterlagen ein, und das Dossier bleibt vom Wettbewerb bis zur Bauabnahme übersichtlich.
Der Alltag vor S-Files
Was wir am häufigsten hören
Diese Situationen treffen wir in fast allen Organisationen an, die wir kennenlernen.
Ein Dossier pro Phase und ebenso viele Kopien
Wettbewerb, Vorprojekt und Ausführung liegen in drei Ordnerstrukturen. Dasselbe Dokument findet sich dort dreimal, in drei Versionen.
Korrespondenz, die nie ins Dossier gelangt
Der Austausch mit dem Bauherrn und den Fachplanern bleibt in den persönlichen Postfächern.
Submissionen, von Hand verglichen
Die Offerten kommen per E-Mail in unterschiedlichen Formaten zurück. Die Vergleichstabelle wird jedes Mal neu erstellt.
S-Files ARCHI
Was sich nach der Einführung ändert
Ein Projektdossier über alle Phasen hinweg
Die Phase ist ein Metadatenfeld, kein Ordner. Ein im Wettbewerb abgelegtes Dokument bleibt in der Ausführung zugänglich, ohne Kopie.
Korrespondenz, dem Projekt zugeordnet
Wichtige Korrespondenz wird beim betreffenden Auftrag abgelegt und nicht im Postfach der Person, die sie erhalten hat.
Submissionen, nach Los geordnet
Jede Offerte ist mit Los und Anbieter versehen. Der Vergleich beginnt mit einem geordneten Dossier.
Fachplaner, bedient über ein Portal
Ingenieure, Unternehmen und Bauherren holen ihre Unterlagen im Hubshare-Portal ab, ohne dass grosse Dateien verschickt werden müssen.
Die Dokumente, die S-Files ARCHI verwaltet:
- Pläne und Indizes
- Wettbewerbsdossiers
- Bewilligungsgesuche
- Submissionen nach Los
- Planerverträge
- Sitzungsprotokolle
- Projektkorrespondenz
- Abnahmen und Garantien
Im Alltag
Was sich im Arbeitstag ändert
- Sie finden das Wettbewerbsdokument in der Ausführungsphase wieder.
- Die Korrespondenz mit dem Bauherrn ist dem Auftrag zugeordnet.
- Die Offerten eines Loses werden aus einem bereits geordneten Dossier heraus verglichen.
- Ein Fachplaner holt seine Pläne im Portal ab, ohne dass Dateien verschickt werden.
Das Ablageprinzip
Ein Archiv, aufgebaut rund um die Projekte, Submissionen und Verträge
Das Projekt ist die Einheit der Ablage, die Phase ihre Unterteilung. Ein in der Submissionsphase abgelegtes Dokument bleibt in der Ausführungsphase einsehbar, ohne kopiert zu werden.
Was zur Basis hinzukommt
Häufig gewählte Module im Bereich Architektur
S-Files auf M-Files
Die DMS-Basis M-Files, für jede Branche vorkonfiguriert. Ihre Dokumente werden danach beschrieben, was sie sind, nicht danach, wo sie abgelegt sind.
- Ablage nach Metadaten statt in Ordnerstrukturen
- Native Integration in Microsoft 365 und Google Workspace
- Zugriffsrechte, Versionen und Änderungsprotokoll
S-Files DEMAT
Die Digitalisierung eingehender Dokumente, vom Scannen bis zur Verbuchung, mit automatischem Auslesen der Inhalte.
- Texterkennung (OCR) für gescannte Dokumente
- KI-gestütztes Auslesen von Beträgen und Referenzen
- Freigabeprozesse mit Aufgaben, Fristen und Status
Hubshare-Portal
Ein sicherer Bereich für den Austausch mit Ihren Kunden und externen Partnern, im Erscheinungsbild Ihres Unternehmens.
- Ihre Kunden laden ihre Unterlagen ohne E-Mail hoch und sehen sie ein
- Die Berechtigungen entsprechen denen in M-Files
- Revisionssichere Archivierung und qualifizierte Signatur mit Swisscom Trust Services
Häufige Fragen
Was man uns im Bereich Architektur fragt
Müssen wir unsere Ordnerstruktur nach Phasen aufgeben?
Nein, sie lässt sich als Ansicht nachbilden. Der Unterschied: Ein Dokument existiert nur einmal, auch wenn es in mehreren Phasen erscheint.
Können Ingenieure und Unternehmen Zugang erhalten?
Ja, über das Hubshare-Portal, mit Rechten, die auf das beschränkt sind, was sie betrifft, und einem Protokoll der Downloads.
Werden die Dateien des digitalen Gebäudemodells verwaltet?
Die Dateien werden wie alle anderen Dokumente gespeichert und versioniert. Die Modellkoordination selbst bleibt Sache Ihrer Fachanwendungen.
Kontakt aufnehmen
Sprechen wir über Ihre laufenden Aufträge
Sagen Sie uns, wie Ihre Projekte heute organisiert sind, Phase für Phase. Wir rufen Sie zurück, um darüber zu sprechen.