S-Files BAT
Der richtige Planindex, auf der Baustelle wie im Büro
S-Files BAT organisiert das Archiv rund um die Baustelle. Pläne, Submissionen, Verträge und Protokolle desselben Bauwerks sind auf dem Tablet des Bauleiters abrufbar.
Der Alltag vor S-Files
Was wir am häufigsten hören
Diese Situationen treffen wir in fast allen Organisationen an, die wir kennenlernen.
Zwei Teams, zwei Planindizes
Das Büro hat Index C verschickt, der Vorarbeiter arbeitet noch mit dem vergangene Woche ausgedruckten Index B. Die Nacharbeit kostet Stunden.
Die Submission, die beim Nachtrag unauffindbar ist
Um Mehrkosten zu begründen, muss man wiederfinden, was in der Submission offeriert wurde. Das Dokument liegt im Postfach von irgendjemandem.
Sitzungsprotokolle, die folgenlos bleiben
Entscheide werden in der Sitzung gefällt, protokolliert und dann vergessen, bis es zum Streitfall kommt.
Der Bauabschluss, sechs Monate später
Das Zusammentragen von Garantien, Schlussabrechnungen und Abnahmeprotokollen bindet eine Person tagelang.
S-Files BAT
Was sich nach der Einführung ändert
Ein Plan, ein gültiger Index
Der Versionsverlauf zeigt, was sich wann geändert hat. Alle öffnen die zuletzt freigegebene Version.
Das Baustellendossier, abrufbar auf der Baustelle
Auf Tablet oder Smartphone öffnet der Bauleiter den Vertrag, den Plan oder das Protokoll, ohne im Büro anzurufen.
Submissionen und Verträge, dem Los zugeordnet
Jedes Dokument ist mit Bauwerk und Los versehen. Die Begründung eines Nachtrags ist eine Suche, keine Detektivarbeit mehr.
Freigaben folgen ihrem Prozess
Regierapporte, Nachträge und Rechnungen von Subunternehmern durchlaufen datierte Schritte, mit Fristen und Status.
Der Bauabschluss, laufend vorbereitet
Garantien, Abnahmen und Schlussabrechnungen werden während der Bauzeit laufend abgelegt. Die Schlussarchivierung wird zur Formsache.
Die Dokumente, die S-Files BAT verwaltet:
- Pläne und Indizes
- Submissionen
- Werkverträge
- Baustellenprotokolle
- Nachträge und Regierapporte
- Rechnungen von Subunternehmern
- Garantien und Abnahmen
- Sicherheitsberichte
Im Alltag
Was sich im Arbeitstag ändert
- Der Vorarbeiter öffnet den aktuellen Planindex auf dem Tablet.
- Sie begründen einen Nachtrag, indem Sie die ursprüngliche Submission wiederfinden.
- Das Sitzungsprotokoll wird noch am selben Tag unterschrieben verschickt.
- Die Rechnung eines Subunternehmers wird ohne erneute Erfassung ihrem Los zugeordnet.
- Der Bauabschluss erfolgt mit bereits abgelegten Unterlagen.
Das Ablageprinzip
Ein Archiv, aufgebaut rund um die Baustellen
Die Baustelle ist die Einheit der Ablage. Jedes Dokument ist mit Bauwerk, Los und Index versehen: Das Team arbeitet immer mit der zuletzt freigegebenen Version.
Was zur Basis hinzukommt
Häufig gewählte Module im Bereich Bau
S-Files auf M-Files
Die DMS-Basis M-Files, für jede Branche vorkonfiguriert. Ihre Dokumente werden danach beschrieben, was sie sind, nicht danach, wo sie abgelegt sind.
- Ablage nach Metadaten statt in Ordnerstrukturen
- Native Integration in Microsoft 365 und Google Workspace
- Zugriffsrechte, Versionen und Änderungsprotokoll
S-Files DEMAT
Die Digitalisierung eingehender Dokumente, vom Scannen bis zur Verbuchung, mit automatischem Auslesen der Inhalte.
- Texterkennung (OCR) für gescannte Dokumente
- KI-gestütztes Auslesen von Beträgen und Referenzen
- Freigabeprozesse mit Aufgaben, Fristen und Status
Hubshare-Portal
Ein sicherer Bereich für den Austausch mit Ihren Kunden und externen Partnern, im Erscheinungsbild Ihres Unternehmens.
- Ihre Kunden laden ihre Unterlagen ohne E-Mail hoch und sehen sie ein
- Die Berechtigungen entsprechen denen in M-Files
- Revisionssichere Archivierung und qualifizierte Signatur mit Swisscom Trust Services
Häufige Fragen
Was man uns im Bereich Bau fragt
Unsere Bauleiter haben ein instabiles Netz. Ist das ein Problem?
Die benötigten Dokumente lassen sich offline verfügbar machen und synchronisieren sich, sobald das Netz wieder da ist. Den Umfang legen wir bei der Projektdefinition mit Ihnen fest.
Verwalten Sie die Planindizes automatisch?
Der Index ist ein Metadatenfeld des Dokuments. Standardmässig öffnet sich die gültige Version, die früheren bleiben datiert und einsehbar.
Was geschieht mit dem Dossier beim Bauabschluss?
Es wird mitsamt Garantien und Abnahmen ins Archiv überführt. Eine revisionssichere Archivierung ist über das Zertifikat von Swisscom Trust Services möglich.
Kontakt aufnehmen
Sprechen wir über Ihre Baustellen
Beschreiben Sie uns das Volumen Ihrer Baustellen und wie Ihre Pläne zirkulieren. Wir rufen Sie zurück, um darüber zu sprechen.