Des solutions choisies chez des éditeurs reconnus
Nous avons choisi de travailler avec des éditeurs reconnus du marché pour proposer des solutions innovantes, performantes, évolutives et faciles à maintenir. Le socle est M-Files ; les packs S-Files l’adaptent à votre métier.
S-Files BASE
Ce que le socle apporte, quel que soit votre métier
Le classement par métadonnées
Un document est décrit par ce qu’il est : son client, son projet, son type, son échéance. Il apparaît dans toutes les vues qui le concernent sans jamais être dupliqué.
La recherche sur le contenu
La reconnaissance de caractères rend lisible le texte des documents numérisés. Une clause ou un nom suffisent à retrouver la pièce.
Les droits et la traçabilité
Authentification forte, droits d’accès par utilisateur, historique des versions et journal des consultations.
Les processus automatisés
Tâches, échéances et statuts font avancer les validations sans relance manuelle.
La valeur légale
Archivage à valeur probante et signature électronique qualifiée, grâce au certificat d’organisation Swisscom Trust Services.
Les modules
Trois briques, assemblées selon vos besoins
Les packs S-Files déclinent ce socle par domaine d’activité : FIDU pour les fiduciaires, IMMO pour l’immobilier, BAT pour le bâtiment, GEST pour la gestion de fortune et ARCHI pour l’architecture. Chacun arrive avec ses types de documents, ses métadonnées et ses circuits de validation déjà paramétrés. S’y ajoutent les modules transversaux : la dématérialisation avec S-Files DEMAT, le partage externe avec le portail Hubshare, et l’intelligence artificielle privée pour interroger le tout en langage courant.
S-Files sur M-Files
Le socle documentaire M-Files, préparamétré par métier. Vos documents sont décrits par ce qu’ils sont, pas par l’endroit où ils sont rangés.
- Classement par métadonnées plutôt que par arborescence
- Intégration native avec Microsoft 365 et Google Workspace
- Droits d’accès, versions et journal des modifications
S-Files DEMAT
La dématérialisation des documents entrants, de la numérisation à la comptabilisation, avec lecture automatique du contenu.
- Reconnaissance de caractères sur les documents numérisés
- Extraction assistée par IA des montants et des références
- Circuits de validation avec tâches, échéances et statuts
Portail Hubshare
Un espace d’échange sécurisé avec vos clients et vos partenaires externes, aux couleurs de votre entreprise.
- Vos clients déposent et consultent leurs pièces sans courriel
- Les droits suivent ceux définis dans M-Files
- Archivage légal et signature qualifiée avec Swisscom Trust Services
Les déclinaisons métier
S-Files parle le vocabulaire de votre profession
Chaque déclinaison arrive avec ses types de documents, ses métadonnées et ses circuits de validation déjà paramétrés.
Fiduciaire
Dossiers de mandat, pièces justificatives et bouclements réunis dans un coffre documentaire construit autour du mandat.
Voir S-Files FIDU pour les fiduciaires IMMO
Immobilier
Baux, états des lieux, procès-verbaux de PPE et décomptes de charges classés par immeuble et par objet.
Voir S-Files IMMO pour les régies BAT
Bâtiment
Plans à indices, soumissions, contrats et procès-verbaux réunis par chantier, consultables depuis le terrain.
Voir S-Files BAT pour le bâtiment GEST
Gestion de fortune
Contrats, profils de risque et pièces d’identification réunis par client et par portefeuille, avec traçabilité des accès.
Voir S-Files GEST pour la gestion de fortune ARCHI
Architecture
Dossiers de projet, soumissions et contrats organisés par affaire et par phase, du concours à la réception.
Voir S-Files ARCHI pour les architectesPrêt à passer au sans-papier ?
Nous vous montrons la solution appliquée à vos propres documents.